山下事務所 所員のブログ
税理士山下事務所の所員が持ち回りで日々の出来事を綴っていきます。
平成28年1月から社会保障,税,災害対策の行政手続にはマイナンバー(個人番号)が必要となります。税関連では、多くの場合、28年分の給与所得者の扶養控除等申告書が初めて対象となります。


税務通信の税務の動向という記事の中で、大変興味深い内容が記載されていたので、今回のブログでは、経理担当者の方々をはじめとする方々の実務的な観点から、その内容をご紹介したいと思います。


平成28年分の給与所得者の扶養控除等申告書は、平成27年分の保険料控除申告書等とともに今年の年末に収集することが一般的で、マイナンバーもその際に事前収集できます。
ただ、同申告書は収集しても税務署への提出義務がなく、一定の期間、提出先の給与等の支払者が保存すればよいものです。( 所規76の3 )税務署長から提出を求められた際にだけ提出することになりますが、実際にはあまり求められないことが多いようです。


こうした実情から、同申告書にマイナンバーは記載せず(空欄のまま)従来と同様の方法で収集し、マイナンバーは別に管理して、提出が求められた際に付け合わせができる状態にしておけば、同申告書を管理する事務負担を軽減できると考えている企業もあるみたいです。


しかし、同申告書は従業員自らが全て記載することが原則となるため、同申告書とマイナンバーを分けて管理することはできません。したがって、これまで同申告書は経理部や総務部にある据置きのボックスに提出していたという企業も、今後はマイナンバーの漏えい等を防ぐため、安全管理措置を行う必要があります。
安全管理措置の方法に具体的な取決めはありませんが、例えば、紙の同申告書を社内で集めた場合、社内規程で担当者等を決め、同申告書は不特定多数の者の目に触れないように、鍵のかかる場所で管理するといった方法があります。また、データで提出された場合には、社内規程で担当者を決めて、データを管理するパソコンにはファイアーウォールを設定するなどの方法があります。


なお、同申告書の保存期間である7年間が終了した後はマイナンバーを速やかに破棄・削除しなければなりませんが、マイナンバーの部分が見えないようにマスキング等をすれば、それ以降も申告書を保管することはできるとのことです。


上記の内容を、是非ご参考にしていただければと思います。


西村


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