山下事務所 所員のブログ
税理士山下事務所の所員が持ち回りで日々の出来事を綴っていきます。
PCで作成した帳簿保存方法どうなる
法人は、帳簿を備え付けて取引を記録するとともに、帳簿書類を7年間保存しなければならない。しかし「帳簿」と一口にいってもその範囲は広大。総勘定元帳から現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などが含まれる。また「書類」には、棚卸表や貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書なども含まれるため、「帳簿書類」となるとそれは膨大な量になる。しかもやっかいなことにこれら帳簿書類は「紙」で保存するのが原則。そのためパソコンで作成した帳簿書類でも保存のためにわざわざプリントアウトする必要があり、とんでもなくかさばってしまう。そこで、こうした問題を解消するため、保存期間のラスト2年間に当たる6年目、7年目の帳簿書類については、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存できることとされている。また、当初から一貫してパソコン等を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件を満たせば「紙」による保存ではなく、サーバやDVD、CD等に記録した電子データで保存することも可能。ただしこの場合はあらかじめ所轄税務署に申請書を提出し、承認を受ける必要がある。申請書は、帳簿書類の備え付けを開始する日の3ケ月前までに提出すること。このほか、一定の書類についてはスキャナ読み取りによる電子データで保存する事も可能。この場合もあらかじめ税務署に申請して承認を得ることが必要になる。パソコンや各種記憶媒体の普及や進化とともに、帳簿書類の保存形式や保存方法は大きく変わってきた。時代に合ったスタイルを上手に取り入れて快適な環境を整えたい。

                                  前田
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