山下事務所 所員のブログ
税理士山下事務所の所員が持ち回りで日々の出来事を綴っていきます。
昨年12月の年末調整から始まった会計事務所の繁忙シーズンも、確定申告を終え、一段落しました。


個人的に振り返りますと、『CSVデータ』で一喜一憂、泣き笑いしたシーズンでした。




『CSV』とは、Comma-Separated Valuesの略で…(詳しくはWikipediaをご覧下さい)




様々なソフトが発売されていますが、大抵のソフトは入力した会計データ・売上データ・販売データ・在庫データ…などをCSVデータで抽出できるようになってます。




このCSVデータを活用すると、業務改善・業務効率化にかなりの効果を発揮します。




A社とB社、取引のある会社が違うソフトやシステムを使用している場合、互換性がないため、データでのやり取りをあきらめ、大量の紙データでのやり取りを行い、自社のシステムに入力しなおしたりと、色々問題が生じますが、CSVデータを使えば、異なるシステム間でも互換性を持たせて、スムーズにデータのやり取りができます。




互換性も持たせるという活用方法以外にも、CSVデータはエクセルでカンタンに編集ができますので、膨大なデータを集計する場合や作表する場合、手集計しなくても、改めて入力しなおさなくても、データベースを自社のシステムからCSVデータで抽出してエクセルで編集すれば、すぐに済んでしまいます。




これらを踏まえて、より具体的な会計事務所的発想のCSVデータ活用方法の一例を…。




確定申告が終ったばかりですが、ご自身で申告されている個人事業者の方は、会計ソフトの入力などその準備で大変な思いをされたかと思います。



ネットバンクを利用されている場合であれば、その口座での取引をCSVデータでダウンロードすることができますので、そのデータを会計ソフトにインポートできるようにエクセルで編集すれば、会計ソフトに入力する手間が省けます。



もし販売管理ソフト・在庫管理ソフト・給与計算ソフトなどをお使いなら、同様にそのCSVデータをエクセルで編集し、インポートすれば、これまた会計ソフトに入力する手間が省けます。




また、クリニックを経営されているお医者様であれば、年度末の医薬品などの実地棚卸の際にCSVデータを活用すれば作業を効率化できます。



実地棚卸の準備として、棚卸表を作らなければなりませんが、医薬品の単価がわからず医薬品卸の会社に問い合わせたり、請求書をひっくり返して調べたり、数多い薬品名を書き入れたりと、日々の診察でお忙しい中、色々苦労されているかと思います。



医薬品卸の会社はクリニックに卸した薬品・診療材料をシステムで管理していますので、そのシステムからCSVデータを抽出してもらい、ちょこっと編集すれば、労力も掛けず、正確無比な棚卸表があっという間にできあがります。




これらはあくまでも一例で、発想と工夫によって、CSVデータの活用方法は無限となります




ただし、編集したCSVデータの保存の際にはご注意下さい。



各システムからCSVデータを抽出すると、『BOOK1』など自動的にファイル名が付されることが多いので、そのファイル名のまま保存してしまってたりすると、前に編集していた同じファイル名の別のデータに上書きされて………大泣きすることになります




伊藤




スポンサーサイト














管理者にだけ表示を許可する

プロフィール

税理士 山下事務所 所員

Author:税理士 山下事務所 所員
税理士 山下事務所 
東京都中野区本町3-30-14
http://www.office-y-y.com/

カテゴリー

リンク

最近の記事

最近のコメント

最近のトラックバック

ブロとも申請フォーム

ブログ内検索

RSSフィード